Firma electrónica: la universalidad de su uso

La firma electrónica y digital es una tendencia que avanza en todo el mundo, aunque el grado de avance y las normativas que conllevan varían en cada país. Incluso, cambia la terminología de referencia. Pero el panorama general es que cada vez son más las organizaciones públicas y privadas que las implementan, y cada vez más las personas que las utilizan.

No es de extrañar que la Unión Europea y los gobiernos que la conforman hayan sido los pioneros en la digitalización de firmas. Sin embargo, en la actualidad, la mayoría de los gobiernos están tomando resoluciones al respecto. Lo hacen impulsados por las fintech y otros servicios digitales, que requieren soluciones inmediatas y a distancia. América Latina no escapa a esta realidad, claro: países como Argentina, Chile, México, Colombia, Perú, Ecuador, Uruguay, Panamá y Brasil utilizan las rúbricas online de forma legal.

Las personas alrededor de todo el planeta ya se han acostumbrado a realizar buena parte de sus actividades apoyadas en la tecnología, incluso para trámites como solicitudes de préstamos y de tarjetas de crédito. Por suerte, hay procesos de firma electrónica para todas ellas: para los que necesitan firmar documentos, recibos de sueldo o notificaciones en el día a día, hasta para las grandes instituciones financieras.

Es que la firma electrónica tiene como objetivo la universalidad: que todo el mundo pueda firmar un documento sin necesidad de hacer trámite alguno ni de cumplir algún requisito especial, sino simplemente por ser la persona que dice ser.

Ahora bien, aunque la forma de nombrarlas pueda variar según el país, es posible diferenciar dos tipos de firmas online o a distancia: la electrónica y la digital. ¿Cómo? ¿No eran lo mismo? Pues no.

¿Firma electrónica vs. Firma digital?

Podrán parecer dos formas de referirnos a lo mismo, pero no es así, o no del todo.

La firma electrónica es sencilla, accesible y muy utilizada por personas físicas para identificarse como autores de un escrito o hacer ciertos trámites legales, civiles y financieros. Básicamente, se trata de la utilización de cualquier medio electrónico para la validación de identidad y la autentificación de un documento. Hay tres factores posibles para identificar a una persona: Algo que esa persona sabe (contraseña, pin, etc); Algo que tiene (token, teléfono, usb); Algo que es (biometria facial, dactilar, iris). Si bien es algo simple, detrás existen procesos de validación e identificación que aportan seguridad a su uso.
La firma digital es el siguiente nivel, y por eso, en algunos sitios se la conoce como firma electrónica avanzada o certificada. Debido a su complejidad y mayor nivel de seguridad, su uso se da entre empresas y en el mundo de los negocios a gran escala. Además, solo las Autoridades de Registro de cada país pueden otorgar una firma digital a través de un trámite presencial. A diferencia de la firma electrónica, tiene como desventaja que requiere si o si de un trámite previo para poder utilizarla.

5 razones para implementar la firma electrónica

Utilizar firmas electrónicas tiene muchas ventajas para los usuarios, sobre todo para aquellos que realizan trámites comunes como pedir préstamos, solicitar una tarjeta de crédito o realizar grandes compras. Pero también es increíblemente beneficioso para las instituciones, tanto públicas como privadas.

Simplifican y amplían el acceso a cualquier trámite o gestión, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Permiten mayor eficiencia y reducción de costos operativos: menos volumen de trabajo, menos recursos.
Mejoran la gestión y aumentan la cantidad y calidad de los servicios prestados a los clientes quienes pueden realizar todos sus trámites de forma online.
Son más seguras, rastreables y permiten estandarizar los procesos de validación, por lo que generan confianza en todas las partes involucradas y aportan a la transparencia en las distintas operaciones.
Se reduce el uso y el transporte de papel, por lo que es también algo positivo para el medio ambiente.

Seguridad ante todo

Ya sea una firma electrónica o una firma digital, la realidad es que ambas son soluciones tecnológicas que aportan un alto nivel de seguridad y confianza a las transacciones online o a distancia. Además son ideales para estos tiempos en que no solo todo está hiperconectado, sino que también los clientes buscan evitar trámites presenciales.

Lo más importante a tener en cuenta es que la base de ambas firmas se encuentra en la identificación y validación o autenticación de la identidad. Los procesos de seguridad son similares, a través de algoritmos matemáticos y cifrados de datos, aunque varíe la complejidad de los mismos.

La firma electrónica nos da seguridad sobre tres aspectos esenciales:

Autenticidad: es posible comprobar que quien firma es quien dice ser.
Integridad: el proceso/tecnología permite que el contenido del documento no sea modificado con posterioridad a la firma
No repudio: no puede negarse el contenido ni autoria del documento firmado

Es decir, se requiere cierto proceso de identificación de la persona cuando firma, pero nada más que eso, haciéndolo sencillo, rápido, atractivo e igualmente seguro.

La firma electrónica es una gran herramienta para mejorar el servicio al cliente e incrementar la eficiencia del proceso de onboarding o adquisición de nuevos servicios financieros.

Ahora bien, cada país tiene sus especificidades respecto del modo en que implementa la firma online o a distancia. ¿Quieres saber más? Entonces quédate con nosotros, porque iremos contándote en próximas publicaciones sobre los modos de uso y las normativas en los países más importantes de LATAM.